Tính toán tồn kho hợp lý giúp HTX tối ưu được hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo thống kê, hơn 90% các chủ HTX, doanh nghiệp nhỏ và vừa đều nói rằng họ muốn có nhiều hàng để kinh doanh. Tuy nhiên, các nhà quản lý mô hình này đều chưa quan tâm đến lượng tồn kho tối thiểu và tối đa nên có của một mặt hàng, dẫn đến tình trạng sản xuất hoặc nhập quá nhiều hàng mà không bán hết, làm tăng chi phí lưu kho, chậm quay vòng vốn…

Áp lực lớn

Thông thường, đối với mỗi HTX, dòng vốn không chỉ để sản xuất, nhập hàng mà còn phục vụ nhiều vấn đề khác. Chính vì vậy, sản xuất và nhập hàng quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của HTX, nhất là vào giai đoạn cuối năm. Do đó, HTX cần tính toán tiền đầu tư cho sản phẩm trong kho bao nhiêu là hợp lý để đảm bảo hoạt động kinh doanh.

Theo các chuyên gia, trước tiên HTX cần phải xác định tồn kho tối thiểu để đảm bảo tính sẵn có, giảm nguy cơ hết hàng, duy trì niềm tin với khách hàng, giảm giá thành của mỗi đơn vị sản phẩm do sản xuất hoặc đặt hàng số lượng lớn.

Còn nếu HTX thiếu nguyên liệu nhưng lại để hàng tồn trong kho thì hoạt động sản xuất không giữ được nhịp. Người lao động, thành viên không đủ việc làm, thậm chí có những lúc HTX phải cho người lao động nghỉ, gây lãng phí.

Hơn nữa, mục tiêu của việc quản trị hàng tồn kho là đảm bảo đủ, kịp thời, hàng chất lượng và giá cả hợp lý. Do vậy, để ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn vì thiếu nguyên liệu hoặc thiếu hàng hóa cung cấp ra thị trường, các HTX cần duy trì mức tồn kho tối thiểu để phòng ngừa rủi ro.

Tuy nhiên, chỉ tối thiểu thôi là chưa đủ, HTX còn phải xác định mức tồn kho tối đa để tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí, ứ đọng vốn. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác thì HTX sẽ thu lại được một khoản nhất định. Còn khi vốn nằm trong kho, HTX sẽ phải huy động vốn từ bên ngoài để trang trải cho nhu cầu vốn lưu động, phải trả lãi vay và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Tính toán tồn kho hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp, HTX tối ưu được hoạt động sản xuất kinh doanh.

Từng rơi vào cảnh tồn kho lớn, ông Lê Hội Hưng, Giám đốc HTX dịch vụ chợ và chế biến hải sản Đoàn Kết (Nghệ An) cho biết HTX có 30 kho đông lạnh, chuyên cấp đông các mặt hàng hải sản với trữ lượng 3.000 tấn để xuất khẩu.

Tuy nhiên, thời điểm dịch Covid-19, phía Trung Quốc dừng nhập khẩu hải sản, khiến hàng đông lạnh của HTX bị tồn kho với số lượng lớn vừa gia tăng tiền bảo quản nông sản, vừa ảnh hưởng đến nguồn thu. Theo ông Hưng, nếu không tính toán hợp lý về nhập hàng và không có kế hoạch tiêu thụ, áp lực trong sản xuất kinh doanh của HTX sẽ rất lớn.

Trước vấn đề này, bà Hà Quỳnh, CEO Công ty TNHH Start-up Coaching Hà Nội, chia sẻ khi càng khó khăn về dòng vốn, HTX càng cần cố gắng quản lý hàng nhập vào, xuất ra một cách tốt nhất thì áp lực chạy vốn cho HTX sẽ giảm. Chi phí vốn giảm sẽ đồng thời đẩy nhanh vòng quay vốn kinh doanh của HTX. Bởi trong kinh doanh, người nhanh mới thắng chứ không phải người to mới thắng.

“Chẳng hạn HTX có 1 tỷ đồng nhưng một năm quay được 4 vòng. Như vậy một năm, HTX có 4 tỷ đồng. Còn HTX nào có 2 tỷ đồng nhưng một năm chỉ quay được 1 vòng, nghĩa là vốn chỉ có 2 tỷ đồng”, bà Quỳnh dẫn chứng.

Chính vì vậy, quản trị hàng tồn kho nếu được thực hiện đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho HTX.

Tiền "cất" trong kho bao nhiêu là đủ?

Theo các chuyên gia, để hạn chế tình trạng tồn kho hoặc thiếu hàng hóa cung cấp ra thị trường, HTX cần xác định khi nào phải sản xuất hoặc đặt hàng, nghĩa là thời điểm cần bổ sung nguyên liệu để sản xuất hoặc kinh doanh. Bên cạnh đó, HTX cần xác định số lượng nguyên liệu, hàng phải đặt mỗi lần (lượng đặt hàng bao nhiêu là đủ?). Bởi nếu đặt đủ nhu cầu và đúng lúc sẽ giúp giảm tối đa chi phí tồn kho cho HTX.

Tuy nhiên, vấn đề làm sao để tính được nhu cầu sử dụng nhiều nhất, ít nhất và nhu cầu sử dụng bình quân một ngày thì sẽ phụ thuộc vào vấn đề quản trị nội bộ (thuế, vốn lưu động…), kế hoạch của từng HTX.

Hầu hết các HTX hiện phải đi vay vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng nếu sản xuất, mua hàng không có kế hoạch sẽ mua thả phanh dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn yếu kém. Và muốn có kế hoạch mua, tránh hàng tồn thì HTX nhất định phải có kế hoạch bán, kế hoạch sản xuất và dự toán tiêu hao.

Chẳng hạn như tại HTX sản xuất mây tre đan, muốn tính chính xác lượng mua nguyên liệu mây tre sản xuất bàn ghế thì HTX cần thiết lập định mức. Nếu trung bình trong tháng, HTX sản xuất được 100 bộ ghế mây tre đan thì cần bao nhiêu nguyên liệu mây tre và ngược lại, trong kho còn tồn bao nhiêu nguyên liệu mây tre, từ đó HTX có thể cân đối được lượng nguyên liệu cần mua là bao nhiêu.

Bà Hà Quỳnh cho biết, về nguyên tắc, tồn kho càng ít càng tốt. Tuy nhiên, điều này cũng chỉ hiệu quả đối với những HTX có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại, có sự kết hợp chặt chẽ giữa người dân- HTX- doanh nghiệp để tạo thành chuỗi từ vùng nguyên liệu đến cung ứng ra thị trường.

Còn đối với những HTX sản xuất kinh doanh dựa vào mùa vụ, đứng ra bao tiêu hàng hóa lại muốn tranh thủ cơ hội từ việc khan hiếm hàng hóa thì việc dự trữ tồn kho lại rất cần thiết.

Như vậy, tồn kho còn mang đậm tính ngành nghề, không phải tồn kho thấp là tốt hay tồn kho cao là xấu. Vấn đề ở chỗ mức tồn kho như thế nào là hợp lý?

“Thật khó để nói tồn kho bao nhiêu là vừa, vì tùy đặc điểm ngành nghề, tùy chiến lược kinh doanh mà mỗi HTX sẽ có những mức tồn kho riêng”, bà Hà Quỳnh nói.

Dù mô hình kinh tế tập thể có những đặc điểm riêng, nhưng theo các chuyên gia, trong nền kinh tế thị trường các HTX hiện hoạt động rất năng động, nhiều doanh nghiệp đã hình thành ngay trong mô hình HTX. Chính vì vậy, có kế hoạch rõ ràng về nhập hàng, bán hàng là điều HTX không nên bỏ qua để thích ứng thị trường. Điều này, HTX có thể từng bước hoàn thiện theo thời gian hoặc học hỏi những mô hình kinh doanh hiệu quả để có lối đi phù hợp.

Các HTX có thể học hỏi từ "ông lớn" công nghệ Apple - luôn đưa tồn kho bằng 0. Người đứng đầu thương hiệu này đã đưa ra kế hoạch cắt giảm hao phí và đưa ra các tiêu chí theo dõi tồn kho nhằm hạn chế số lượng nhà cung cấp cũng như kho hàng, tinh giản và tối ưu hóa cả chuỗi cung ứng.

Chính vì vậy, từ nguyên vật liệu đầu vào khắp nơi trên thế giới, Apple sẽ thỏa thuận vận chuyển về điểm tập trung lắp ráp tại Trung Quốc. Sau khi hoàn thành, sản phẩm xuất xưởng sẽ được vận chuyển trực tiếp tới tay người dùng qua UPS hoặc FedEx nếu họ mua trên trang chủ của Apple.

Đối với cửa hàng Apple hay các đối tác bán lẻ khác, sản phẩm Táo khuyết sẽ được vận chuyển số lượng lớn về kho hàng chính tại Elk Grove, California (Mỹ) để chờ phân phối. Vào cuối vòng đời của mình, khách hàng có thể gửi trả các sản phẩm Apple để chúng được tái chế an toàn.

Chuỗi cung ứng Apple tỏ ra hiệu quả đến mức, sau nhiều năm hoạt động, doanh nghiệp này vẫn không có nhiều thay đổi và định hướng của hãng là sẽ tiếp tục tối ưu hóa cho chuỗi cung ứng ưu việt hơn.